SURAT DAN JENISNYA

Pengertian surat

Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau organisasi (kelompok). Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:

1. Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
2. Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.
3. Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan
4. Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut  diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.

Jenis-jenis Surat

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya :

• Surat pribadi

Yaitu dikirimkan sesorang kepada orang lain atau kepada organisasi/lembaga. Kalau surat ditujukan kepada teman atau keluarga, format penulisan dan bahasa relatif bebas. Akan tetapi bila ditujukan kepada organisasi atau lembaga maka bentuk dan bahasa yang digunakan harus resmi, misalkan surat lamaran keja, pengaduan, pengajuan mutasi, kenaikan pangkat, dsb.

• Surat Dinas

yaitu digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan. Surat niaga, yaitu dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha. Surat sosial, yaitu digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nonprofit.

2.   Menurut isinya :

• Surat pemberitahuan
• Surat keputusan
• Surat pemerintah
• Surat panggilan
• Surat perjanjian
• Surat laporan
• Surat pengantar
• Surat peringatan
• Surat penawaran
• Surat pesanan
• Surat undangan 
• Surat lamaran pekerjaan.

3.   Menurut sifatnya :

• Surat Biasa yaitu isi dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
• Surat Terbatas (konfidensial) yaitu isi hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
• Surat Rahasia yaitu  isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.

4.  Berdasarkan Banyaknya Sasaran :

• Surat biasa
• Surat edaran 
• Surat pengumuman.

5.   Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya

• Surat biasa
• Surat kilat 
• Surat kilat khusus.

6.   Berdasarkan wujudnya

• Surat bersampul
• Kartu pos
• Warkat pos
• Telegram
• Teleks
• Faksimile 
• Memo
• Nota.

7.   Berdasarkan ruang lingkup sasarannya

• Surat intern 
• Surat ekstern.

Kemajuan teknologi saat memberi alternatif dalam penyampaian pesan melalui internet seperti email maupun handpone lewat SMS. Namun surat konvensional tetap mempunyai arti penting sebagai bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan), surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diarsipkan untuk kepentingan lain, kelak di kemudian hari.

Pustaka: Materi pokok ketrampilan menulis, Suparno. Moh Yunus, Jakarta, UT, 2007